4 stappen
- Zet meldingen uit. Klinkt er telkens een deuntje bij binnenkomende mail, doe jezelf en collega’s een plezier en zet deze uit. In de meeste mailprogramma’s kun je trouwens instellen dat je van geselecteerde adressen nog wel een notificatie ontvangt.
- Sorteer je mail op taken ivp het maken van mappen obv projecten of klanten.
- Doen deze week
- Later/misschien
- Wachten op
- Bewaren/archief
Wat je binnen 2 minuten kunt doen, doe het meteen. Verplaats anders je mail naar ‘Doen deze week. Kost het meer tijd, verplaats naar ‘Later/misschien’. Moet je de reactie van een ander afwachten, je raad het al, gaat het in de ‘Wachten op’ map.
- ‘Terug van vakantie’ aanpak: staat je mailbox op ontploffen?
Begin bij de meest recente mail, werk de stapel door (adhv jouw mappen) totdat je merkt dat je alleen nog aan het archiveren of verwijderen bent. Op dat punt ben je waarschijnlijk al heel wat verder. De kans dat er nog urgente zaken tussen staan is nihil. En anders ben je er toch te laat mee. Selecteer alle overgebleven mails en stop ze in je archief. Voilà: een lege inbox!
- Filter alle nieuwsbrieven eruit door te zoeken op: ‘unsubscribe’ of ‘uitschrijven’. En meld je meteen af bij nieuwe binnenkomende nieuwsbrieven.
Word je nerveus van verwijderen van e-mails? De zoekfuncties van Outlook en Gmail zijn tegenwoordig zo geavanceerd, dat je alles terug kunt vinden met de juiste zoektermen.
Bijgewerkt en bang om na je vakantie weer gekatapulteerd te worden met een ontploffende mailbox? Vermeld in je out-of-office-reply dat je alle in die periode ontvangen berichten niet gelezen zullen worden. Verzoek vriendelijk om voor belangrijke zaken na de vakantieperiode nog eens te mailen. Zo leg je de verantwoordelijkheid bij de ander. Je zult zien dat de meeste mensen in de tussentijd zelf een andere oplossing hebben gevonden. En jouw mailbox is een stuk minder vol bij thuiskomst! 😊