5 stappen
Wat heb je nodig?
- 2 cassettes: DOEN – OPBERGEN
- Lege hangmappen of A4 mappen met tabs
- Labelwriter of etiketten
- Doorzichtige L-mapjes
- Post-its
- Nietmachine, paperclips
- Papierbak
- Plan een tijdsblok in je agenda. Zo voorkom je dat het een ondergeschoven kindje wordt en je er daadwerkelijk tijd voor vrij maakt.
- Verzamel alle poststukken en papieren in huis die betrekking hebben op jouw werk. Als het goed is, is je bureaublad grotendeels leeg en kun je daar werken. 😊
- Sorteer
Filter 1:
Haal alle poststukken van de laatste 1,5 jaar eruit. Daar ga je mee aan de slag.
Filter 2:
Pak stuk voor stuk de papieren en beslis wat ermee moet gebeuren:
- Weggooien
- Actie ondernemen
- Bewaren
Zit er nog een actie op? Schrijf rechtsboven het formulier de actie, zoals bellen, betalen, factureren enz. Zodat je in een oogopslag ziet wat je moet doen. Dit word je DOEN stapel.
Heeft het een bewijsfunctie of is het gevoelige info? Op de OPBERGEN stapel
Filter 3:
- DOEN stapel, leg vergelijkbare acties bij elkaar in een doorzichtig mapje.
- OPBERGEN stapel, sorteren naar (voor jouw logisch!) onderwerp.
- GROF DOORKAMMEN van papieren > 1,5 jaar. Je haalt eruit waar nog een actie op zit, of wat een bewijsfunctie heeft. Sorteer de overtollige papieren uitsluitend op jaartal en doe ze in een map. Steek er niet meer energie in. Je hebt ze waarschijnlijk nooit meer nodig. Bewaartermijn voor ondernemers is 7 jaar.
- Plan wekelijks in je agenda een tijdsblok waarin je je cassettes doen en opbergen wegwerkt. Zo blijf je bij met jouw binnenkomende poststukken.
Tip: gooi enveloppen zoveel mogelijk weg
Tip: stop op tijd! Dit is misschien wel het aller moeilijkste.